Jak zorganizować konferencje online?

Obecna sytuacja znacząco zmieniła nasz tryb pracy. Większość z nas przebywa w domu i pracuje w trybie zdalnym. Nie oznacza to jednak, że przestaliśmy się ze sobą komunikować. Home Office sprawił,że przed liderami i kierownikami pojawiło się kolejne wyzwanie. Jak zorganizować konferencję wideo, tak aby zaangażować w nią wszystkich, a jednocześnie optymalnie i zrozumiale przekazać wszelkie komunikaty. Jednocześnie, jak w domowym zaciszu stworzyć profesjonalną atmosferę.

Wybór programu

W internecie znajdziemy wiele programów do wideokonferencji. Wybór zależy od możliwości sprzętowych naszych oraz rozmówców, ilości osób biorących udział w konferencji i tego, jaki charakter ma mieć spotkanie. Do przekazania komunikatów nadają się bowiem wszystkie, jeżeli jednak chcemy w trakcie przesyłać pliki, udostępniać prezentację, czy zaangażować uczestników w dyskusję wówczas, warto wybrać aplikacje i programy dostosowane do tego typu przedsięwzięć.

Prezentacja własna

Na temat home office’owych outfitów można książki pisać. Jednak jakby uroczy nie był twój pajac, dres, czy piżama, może znacząco odbiegać od tego, co większość osób postrzega, jako profesjonalne. Warto zadbać o dobrą prezencję, dokładnie tak, jakbyśmy cały czas byli w biurze, choćby na czas wspomnianej wideo rozmowy. Koszula, lub chociaż marynarka narzucona na T-shirt oraz nienaganna fryzura z pewnością dodadzą profesjonalizmu i będą objawem szacunku w stosunku do współpracowników.

Mikrofon, kamera, tło, akcja

Na wybór komputera lub laptopa nie zawsze mamy wpływ, często bowiem dostajemy go bezpośrednio z firmy. Jeżeli jednak zależy nam na dobrej jakości audycji, warto, abyśmy we własnym zakresie zadbali o dobry mikrofon i wizję. Jeżeli nie mamy kamery zewnętrznej, to wówczas powinniśmy zwrócić uwagę na światło, ponieważ wbudowane kamery w laptopach są bardzo na nie wrażliwe. Istotne jest również tło. Usuń pranie, które właśnie wywiesiłeś. Najlepiej jeżeli za tobą będzie jedynie gładka ściana.

Sposób mówienia i gestykulacja

Nasz mózg przyzwyczaił się już do prostych, krótkich i zwięzłych komunikatów. Jeżeli posiłkujesz się prezentacją, nie czytaj jej, streść najważniejsze punkty i skup się na konkretach. Unikaj długich testów, a raczej stosuj więcej wykresów i piktogramów. Równie istotna będzie twoja mowa ciała, staraj się gestykulować i być proaktywnym, ale nie przesadnie. Wówczas przekaz powinien nie być męczący dla odbiorców, a jego puenta właściwie zrozumiana. 

Ustal scenariusz

Wideokonferencja to wystąpienie,jak każde inne. Dlatego zadbaj o scenariusz, tak, aby nie skakać z tematu na temat, oraz nie zapomnieć o najważniejszych punktach spotkania. Wygospodaruj również czas na pytania i sugestie współpracowników. Jeżeli chcesz coś ustalić, zapisz sobie wcześniej pytania na kartce i trzymaj się ustalonego planu. Wówczas konferencja powinna przebiec w profesjonalnej i rzeczowej atmosferze.